秘書接待禮儀論文

秘書接待禮儀論文（精選8篇）

秘書接待禮儀論文 篇1

　　摘要：語言談吐禮儀既是秘書人員必備的修養，也是一項重要的專業技能。秘書要遵循語言談吐禮儀的基本要求，語言要文明禮貌、準確簡明、真誠自然;要掌握言談吐的具體規則，語速、音量適中，語氣謙和，配合表情、手勢與身體姿態，交談中要禮讓對方;交談中要善于聆聽、有所忌諱，注意交談的環境。

　　關鍵詞：秘書;語言談吐;禮儀

　　語言是人類思維和交際的工具，是人們溝通信息、交流思想、聯絡感情的紐帶和橋梁。秘書崗位的特殊性決定了其要經常使用語言與領導、同事、客戶等進行交流和溝通。無論是面對面的交談，還是使用通訊工具進行溝通，都必須掌握語言談吐禮儀。語言談吐禮儀既是秘書人員必備的修養，也是一項重要的專業技能。

　　一、秘書語言談吐禮儀的基本要求

　　(一)語言要文明禮貌

　　作為訓練有素的現代秘書，與人交談要使用文明優雅的語言。注重修養，不說臟話粗話;控制情緒，不說氣話牢騷話;坦誠相見，不說空話假話;顧及對方的感受，注意用委婉的詞句來表達不便明言的事情。交談中多使用禮貌用語，您好、請、謝謝、對不起、再見等禮貌用語應隨時掛在嘴邊。除此之外，秘書還要學會使用中國傳統的謙辭敬語來表達對他人的尊重，如等候客人用恭候，中途先走說失陪，請人指點說賜教等。文明禮貌的語言為交談創造一個和諧、愉快的環境，形成信任、親切、友善的交談氣氛，幫助秘書塑造良好的社交形象，為交談成功奠定基礎。

　　(二)語言要準確簡明

　　交談中語言運用是否準確恰當，直接影響到交談的效果。首先內容要準確。內容組織要層次清晰、邏輯性強，重點突出，不丟不落，準確傳達意圖。其次，用語要準確。遣詞造句力求準確，合乎語法規范，切忌使用模糊、易產生歧義的詞語。第三，表達要準確。發音正確，避免念錯字、讀錯音;發音清晰，不能口齒不清，含含糊糊，不夾雜地方鄉土口音。

　　“言不在多，達意則靈”，交談時，應力求言簡意賅，簡單明白，不要羅里羅嗦，拖沓繁瑣。避免重復已經說過的事情(除非客人要求)，避免含糊不清的談話方式，例如：“好像是這樣吧”，“這個應該是這樣吧”。避免重復用語，例如：“這個這個這個”，“也就是說，就是說”。

　　(三)語言要真誠自然

　　交談取得成功的前提是雙方態度要誠懇，只有真誠相待，坦誠相見，才能有融洽的交談環境。真心實意的交流是信任對方的表現，真誠的語言能夠激起對方感情的共鳴，給對方留下良好的印象。對上級要表現出應有的尊重，謙虛謹慎，但也不能一味迎合討好，唯唯諾諾;對同事和下級要謙遜友善，平等相待，切忌高高在上，自以為是，盛氣凌人。秘書在工作中真誠的態度、親切自然的語言表達是有效溝通的基礎。

　　二、秘書語言談吐的具體規則

　　(一)語速、音量適中，語氣謙和

　　秘書在交談中音量要適中，聲音過大，制造噪音，不柔美;聲音過小，聽起來費勁，也顯得不大方自信，影響表達效果。適中、委婉、柔和的聲音悅耳動聽。交談中，語速過快、過慢、忽快忽慢，都會影響效果。一般發音稍緩比連珠炮式易于使人接受，但也不能過慢，使語義不連貫。講話的語氣語調平和，不用太多的語氣詞;要尊重他人，平等待人，親切謙和，不能盛氣凌人，隨便教訓指責別人。

　　(二)配合表情、手勢與身體姿態

　　善于交談的人，總是懂得利用表情、手勢和身體姿態來配合、強調自己的語言，吸引聽眾，使講話更生動。表情與手勢要與談話內容協調配合，適當的恰到好處的表情與手勢可以使談話更有表現力，如笑一笑、擺擺手等，但太夸張的表情或過于頻繁的手勢反而可能破壞談話應用的效果，如有人講話眉飛色舞、手舞足蹈，給人留下不穩重的印象。只有恰當的表情和手勢才能使談話增色。

　　秘書要站有站相，坐有坐相。站立與客人交談時，要保持身體直立，避免在說話的時候身體晃來晃去，一般與客人相距于60到100厘米之間。跟客人距離太近，一則侵犯客人的隱私權，二則使客人產生壓力感;跟客人距離太遠，一則需大聲說話，二則顯得疏遠。“交談中正確的坐姿除能給人以端莊大方之感外，不同的坐姿還可以反映出人的不同心理狀態和待人的態度。”如深坐(坐的靠后)表現出一定的心理優勢和充滿自信;淺坐(坐的靠前)表現出尊重和謙虛，但過分的淺坐則有自卑和獻媚之嫌。

　　(三)交談中禮讓對方

　　交談是一種合作，是兩個或兩個以上的人互相交流思想、意見。秘書在交談中要注意禮讓他人，尊重他人。不能滔滔不絕獨自高談闊論，也不能從頭到尾保持沉默，使交談冷場，交談中要熱情投入，積極合作。不要隨意插嘴，打斷別人的談話，這樣不僅干擾了對方的思路，破壞了交談效果，而且給人自以為是，喧賓奪主之感。不要固執己見，強詞奪理，應讓在場的人充分發言，各抒己見，集思廣益，取長補短。對方所談的意見，一般不要當面直接否定，必要時用語要委婉。

　　三、秘書語言談吐注意事項

　　(一)善于聆聽

　　我們總是認為，一個善于交談的人首先必須能講，事實上，善于聆聽在交談中更重要。因為“如果你能全神貫注、認真耐心地聆聽對方講話，表示你誠心誠意與對方交往，非常尊重對方，對方會因此而樂意與你交往”。好的聽者是交談順利進行的前提和保障。首先，注意力要集中。眼睛要有禮貌地注視客人，目光停留在客人鼻眼三角區，目光要平視，注視的時間大約占到談話總時間的三分之一到三分之二左右。談話中東張西望、做小動作都是注意力不集中、心不在焉的表現，而打哈欠、伸懶腰、看手表則是不耐煩和厭倦的表示。其次，要有所反應。會意的微笑、贊許的點頭、偶爾的提問、適當重復對方的講話等等，意味著對方的談話引起了共鳴，會使談話更投機、更融洽。第三，要有所收獲。傾聽是捕捉信息、處理信息、反饋信息的過程，一個好的聽者應當在聆聽過程中思索回味、分析概括對方的談話，從中得到有效的信息。

　　(二)有所忌諱

　　秘書工作中的交談除了約定好的既定話題，還有一些場合需要臨時選擇交談的話題。交談內容往往被視為個人品位、志趣、教養和閱歷的集中體現，好的話題能使談話順利展開，愉快進行。如果選擇了對方不熟悉或不感興趣的話題，談話很容易陷入僵局;如果選擇了對方忌諱的話題，還可能使談話不歡而散。因此，秘書人員要懂得交談時有所忌諱。不談論非議黨和政府以及單位的話題;不涉及國家、行業、組織的秘密;不背后議論領導、同行和同事;不捉弄取笑別人，傷人自尊;不談論違背社會倫理道德或格調低下的內容;不談論疾病、死亡、兇殺、災禍等令人不愉快的話題;不談論年齡、收入、婚姻等個人隱私的話題等等。

　　(三)注意環境

　　任何語言交際都是在一定環境、場合下，面對特定的交際對象進行的。交談環境對語言既有便利作用，又有制約作用。秘書要分析和把握具體交談場合的政治環境、自然環境以及交往對象的心理特征等，在交談時，既要努力適應環境，根據場合的不同調整語言表達形式，更好地實現交談目的;又要積極地、能動地借助環境，利用環境，更好地表達思想感情。如在公務往來、談判等場合中，秘書應該注意語言談吐的科學性、條理性，用語要典雅、準確、規范;而在出席某個社交場合時，語言談吐可根據談話對象幽默風趣、歡快跳躍或禮貌優雅、委婉含蓄。

　　參考文獻：

　　[1]周瑩萍，程時用.秘書禮儀[M].北京：清華大學出版社，20xx.54.

　　[2]麻美英.現代實用禮儀[M].杭州：浙江大學出版社，20xx.121.

秘書接待禮儀論文 篇2

　　【摘要】隨著我國改革開放進程的推進和企業對外交流工作的發展，秘書禮儀工作扮演著越來越重要的角色。良好的禮儀能夠塑造良好的企業形象，是企業的無形資產，也是秘書人員不可忽視的修養和技能。禮儀工作具有特殊的意義，是秘書工作不容忽視的重要組成方面。本文即重在闡述書禮儀工作的特點及其在秘書工作中的重要作用。

　　【關鍵詞】秘書禮儀 秘書工作 特點

　　我國是一個具有五千年燦爛文化的文明古國，具有悠久歷史和文明傳統，一向以“禮儀之邦”而聞名于世。講究禮儀規范一直是中華民族的優良傳統，在很多時候，甚至成為了衡量教化程度高低的重要依據。隨著經濟社會的發展、改革開放的逐漸深入和對外交往的增多，各種各樣的社會交往日益頻繁，禮儀變得越來越重要，越來越受到黨政機關、企事業單位等各類社會組織的重視。對于擔負聯系內外、溝通左右職責的秘書人員來說，除了掌握基本秘書專業知識、擁有一定的工作能力之外，更應具備適當得體的秘書禮儀，能夠在各種不同的場合下按照禮儀規范行事。遵守秘書禮儀規范，有利于塑造秘書人員良好的個人形象，更有利于凸顯獨特的企業氛圍和企業文化，從而使企業組織和自己在交往中各受歡迎，占據有利的社會競爭位置。因此，秘書人員有必要熟練的掌握禮儀知識，并自覺地把它運用到工作之中。

　　一、秘書禮儀的含義

　　禮儀是指人們在社會、道德、習俗、宗教等方面所認同和遵守的行為規范或準則。禮儀的形成受到歷史傳統、風俗習慣、宗教信仰、時代潮流等因素的影響，以建立和協調人際關系為目的，是文明程度和道德修養的一種外在表現形式。

　　具體到秘書禮儀，是指秘書在工作和社會活動中，為了塑造個人和組織的良好形象而應當遵循的對交往對象表示的尊敬與友好的規范或程序，是秘書人員在秘書工作中需要遵守的禮儀規范，它體現了秘書人員自身的文化素養、精神風貌和工作態度。秘書禮儀是秘書日常工作的重要組成部分。

　　秘書禮儀所涉及的范圍較廣，辦公禮儀規范、接待禮儀規范、外事禮儀規范、社交禮儀規范、形象禮儀規范等等。這些禮儀工作在秘書的實際工作中發揮著各自不同的重要作用，哪個方面都不可偏廢。

　　二、秘書禮儀的特點

　　(一)等級性

　　秘書禮儀的等級性表現在對不同身份、地位的人士禮賓待遇的不同。在官方交往中，要確定官方禮賓次序，而確定官方禮賓次序的主要依據是擔任公職或社會地位的高低。這種禮賓次序是現代社會正常交往秩序的表現，反映了各種人員的社會身份和角色規范。

　　除此之外，等級性在社會交往中還表現為雙向對等性，即在不同地區、不同組織的交往中，雙方人員在身份和社會地位上要相近，業務性質要相似，以此來表示對對方的尊重。雙方的交往還應當是一種尊重互換、情感互動的過程，在禮節上要有來有往、相互對等。

　　(二)差異性

　　秘書禮儀作為一種約定俗成的行為規范，受到時間、地點和環境的約束，同一禮儀會因時間、地點或對象的變化而有所不同。

　　這種差異性首先表現為民族差異性。不同民族由于形成條件、歷史因素、民族性格、風俗習慣、地域差異、宗教信仰等多方面的影響，各自具有不同的禮儀道德風范。秘書人員在從事秘書禮儀工作的時候，一定要關注民族差異性的存在，甚至需要了解不同民族在禮儀方面的要求和禁忌，這樣在能夠避免在工作中出現不禮貌的行為，從而為組織工作帶來不必要的影響。其次表現為個性差異。每個人因其地位、性格、資質、受教育程度等因素的不同，在使用同樣的禮儀時會表現出不同的形式和特點。這就要求秘書人員在進行禮儀工作的時候，具體問題具體分析，針對具體情況展開工作。

　　(三)時代性

　　秘書禮儀的時代性表現在其時代變異性。它會隨著社會的進步而不斷發展、豐富和完善。不同時期的秘書禮儀具有不同的時代特點，總是體現著時代要求和時代精神，因而會隨著時代發展而產生差異。

　　秘書人員一直處于對外交流工作的最前沿，因而一直被稱為“企業的形象”。從某種程度上來講，秘書的禮儀是否規范反映著企業水平的高低。所以，秘書應該關注秘書禮儀的變化，不要以為禮儀是一成不變的，可以完全照搬以往的經驗與做法，要做到與時俱進，適應時代需要，反映時代精神，具備時代特征。

　　(四)傳承性

　　秘書禮儀具有歷史傳承的特點，它伴隨著秘書工作的產生而存在，隨著秘書工作的演變而變化。

　　隨著社會歷史的發展，秘書禮儀的內容和形式都發生了巨大的變化，同時，對秘書人員的禮儀素質和禮儀能力的要求也相應的發生了變化。但是，無論這種變化多么廣泛，多么深刻，禮儀工作始終是秘書工作的主要內容之一。

　　(五)規范性

　　禮儀是人們在長期交往的過程中逐漸演變、約定俗成、自覺遵守的規范。同樣，秘書禮儀也具有這樣的特點。

　　這種規范性雖然并不具備強制性的標準，但是卻是收到人們廣泛認可的，需要秘書人員自覺遵守的，如果不遵守秘書禮儀規范，就有可能造成工作上的被動，甚至影響到組織機構的形象。

　　三、秘書禮儀的作用

　　(一)有助于提高個人職業素養

　　秘書人員的素質就是秘書人員個人的修養和個人的表現。教養體現于細節，細節展示素質。通過學禮儀、講禮儀，會使人樹立起正確的價值觀，自覺調整站位，跳出自我的小圈子;以他人為先，以社會為上，從國家和社會的大局考慮問題;以“先天下之憂而憂、后天下之樂而樂”的高尚情懷凈化靈魂;以“己所不欲、勿施于人”的恭敬謙讓精神規范自己的言行舉止，從而使自己的思想素質提升到一個新的層次。

　　(二)有助于塑造良好的公眾形象

　　公眾形象是十分重要的，它的形成大多數是通過禮儀來傳遞的，并且直接影響著交往雙方能否融洽相處以及交際的成敗。不僅如此，一個個體或一個單位，想要擴大知名度、提升美譽度就要在社會公眾面前樹立最佳形象，而與社會公眾交往的秘書禮儀形象是獲得成功的有效途徑。所以，秘書人員時刻注重禮儀，既是個人和組織良好素質的體現，也是樹立和鞏固良好形象的需要。

　　(三)有利于傳遞信息，展示個人價值

　　良好的秘書禮儀可以更好地向對方展示自己和組織的長處和優勢。所以在商務活動中，恰當的禮儀可以獲得對方的好感、信任，進而推動事業的發展。只有組織不斷發展進步，不斷取得工作突破，作為組織一員的秘書人員，才能在工作中獲得認可，提升個人水平，展示個人價值。

　　由于秘書的工作性質所致，秘書人員在組織機構中的地位比較特殊，一方面在組織機構內部起到練習和溝通的作用，另一方面又起著對外宣傳組織機構文化和展示組織機構形象的窗口作用。而這些功能都需要經過秘書人員的具體行動、言談舉止體現出來，在舉手投足之間會作為一種潛在的信息傳遞給對方，影響其他人對秘書人員所在的組織機構的評價，而在這些評判之間，能否遵守禮儀，能否按照禮儀規范行事無疑是重要的評判標準。因此，對于秘書人員來說，遵守禮儀規范有著特別的意義。

　　參考文獻

　　[1]葛紅巖，陳曉嵐，錢立靜.新編秘書實務[M].20xx.

　　[2]王育，林力.秘書實務(第二版)[M].20xx.

　　[3]生素巧，程萍.秘書禮儀與職業形象設計[M].20xx.

　　[4]劉曉娟，胡玉娟.秘書禮儀[M].20xx.

　　[5]褚又君.秘書禮儀[M].20xx.

秘書接待禮儀論文 篇3

　　1.問候語

　　隨著社會的進步，交往中對語言文明的要求更高了。見面時應根據彼此的關系問候"您好!"、"你好!"、"早上好!"、"晚上好!"等。這種問候語簡單明了，不受場合約束而且聽來親切自然。

　　不論是在何種場合，問候時表情應該自然、和藹、親切，臉上應帶有溫和的微笑。

　　2.感謝語

　　當別人幫了你哪怕是一點小忙，都應該說"謝謝!""麻煩你了，非常感謝!"接受別人的贈物或款待時，應該說："好，謝謝!"拒絕時應該說："不，謝謝"，而不應該說："我不要!"或是"我不愛吃!"

　　感謝的時候還應該以熱情的目光注視對方。

　　3.道歉語

　　做了不當的事，應及時道歉說："對不起，實在抱歉。"、"真過意不去。"、"真是失禮了。"如果不經意打擾了別人，或是打斷了別人的話，應該說："對不起，打擾了。""對不起，打斷一下。"在公共場合不小心碰了別人，應該說："真對不起。"在服務對象面前應該學會說："對不起，讓您久等了。"

　　4.征詢語：

　　"您有什么事情嗎?""我能為您做些什么嗎?""您需要我幫您做些什么嗎?""您還有什么別的事情嗎?""這樣會不會打擾您?"

　　5.應答話：

　　"您不必客氣。""沒有關系，這是我應該做的。""照顧不周的地方請您多多指教。""我明白了。""好的，是的，謝謝您的好意。"

　　6.慰問語：

　　"你(您)辛苦了。""讓你(您)受累了。""給你們添麻煩了。"這些話是一種善意的慰問。人際交往中，這類話看來很簡單，似乎說不說兩句都可以，實際上能讓對方感到溫暖，于是也就換來對方對你的好感。對方會認為你這個人是個熱情的關心別人的人。

　　7."請"字的運用：

　　"請您幫我個忙。""請幫我一下。""請您稍候。""請您稍稍休息一下。""請您喝茶!""請用餐!""請您指教!""請您留步。""請多關照。""請問您……"這些話中的"請"字不是多余的，多含有謙虛、尊重對方的意思，或使語氣委婉。

秘書接待禮儀論文 篇4

　　一、要處處為客人著想

　　1、秘書要有強烈的時間觀念，千萬不要讓客人等待。

　　(1)在約定好的時間，秘書要做好相關接待工作，要是客人到來之后沒見接待人員，不僅是秘書人員的失職，也會使接待活動失敗。

　　(2)不能讓來賓等待過久，要放下手頭上的事情熱情迎接。如果來賓拜訪時，因為秘書人員的疏忽，而讓其吃閉門羹，被拋到一邊，無疑是來賓感到受傷，這樣會造成惡劣的影響，嚴重降低了公司的社會形象。

　　2、當客人要找其他同事不在時，本著團結合作精神，禮貌地告訴其接待人員去哪了，何時回公司，讓客人留下聯系方式以便同事回來及時聯系。

　　3、客人到來時由于特殊情況不能馬上接待，秘書人員要向客人說明原因并詢問是否愿意等，若客人愿意等待，應該為客人提供飲料、雜志。

　　二、秘書人員在與來賓交談時應大方有禮。

　　在任何一次的接待工作中，不論是陌生人還有老客，秘書都要做到落落大方，彬彬有禮。在與客人交談間，秘書要從容淡定，不要扭捏不安、舉止拘束。對于客人提出的問題，秘書要清晰回答，不可慌慌張張，吐詞清楚，不能含糊其詞，讓客人產生理解上的誤解。

　　三、在接待工作中的應答禮節

　　1、秘書人員在與客人交談過程中，沒有聽清對方的話語時，要禮貌地說：”對不去，我剛才沒有聽清您的話，麻煩您再說一遍”，這樣才會使得交流順暢，不易產生誤解。

　　2、來賓表示感謝時，秘書人員應說：“不用謝，這是應該的。”等客氣回語。 3、對于來賓的提問一時間沒法回答的，秘書應先致歉后查詢，“對不起，這事我不清楚。待我問明白了在告訴您。”。如果在沒有弄清楚就胡亂回答，會給來賓帶來疑惑和不解。

　　4、對于來賓的稱贊，秘書人員要發自內心地表示感謝。

　　注意事項

　　1.問候禮節。問候禮節主要是指在接待來賓時使用規范化的問候用語。

　　見到初次來賓應說："您好!見到您很高興!"如系以前認識，相別甚久，見面則說："您好嗎?很久未見了。"

　　來訪者來到時，除第一句話按不同時間問候外，接著應問："您有什么事需要我幫忙嗎?您是初次來這里嗎?路上辛苦了。"

　　平時遇到來賓，應道好問安，一般說："你好。"對于較熟悉的客人可以說："您好嗎?"分別時則說："再會!明日再見!"、"不久再見!"，或說："祝您一路順風，請轉達我們對您家屬的問候"等。

　　如知客人身體不好，應關心地說："請多保重。"當氣候變化的時候應告誡客人"請多加一些衣服，當心感冒。"

　　如遇客人的生日或節日期間，應向其祝賀。如"祝您生日快樂!"等。

　　客人即將離去時，應主動對客人說："請對我們的工作提出寶貴意見。"

　　2.稱謂禮節。用恰如其分的稱謂來稱呼客人，這就是稱謂禮節。不應直呼其名。可稱："同志"、"先生"、"小姐";知道其職務時，在一定場合也可稱職務，如"×部長"、"×處長"、"×廠長"、"×經理"。

秘書接待禮儀論文 篇5

　　某單位領導與剛來的客商正在會客廳里寒暄，秘書前來泡茶。他用手指從茶葉筒中拈了撮茶葉，放入茶杯內，然后沖上水……這一切，領導和客商都看到了。領導狠狠地瞪了秘書一眼，但礙于客商在場而不便發作。客商則面帶不悅之色，把放在自己面前的茶杯推得遠遠的，同時說：“別污染了我的腸胃!”領導知道自己屬下做事欠妥，所以只得忍氣吞聲。

　　談判時，雙方討價還價。領導一時動怒，與客商發生爭執。秘書覺得自己作為單位的一員，自然應該站在領導一方，于是與領導一起共同指責客商。客商拂袖而去。

　　領導望著遠去的客商的背影，氣得臉紅脖子粗，沖著秘書嚷：“托你的福，好端端的一筆生意，讓你給毀了，唉!”

　　秘書丈二和尚摸不著頭腦，并不下班時，領導邀請你一起參加一次私人宴會，因為某種考慮，你不準備參加，你應該怎樣回答?

　　知道自己有什么失誤，他為自己辯解：“我，我怎么啦?客商是你得罪的，與我何干?”

秘書接待禮儀論文 篇6

　　初萌正在前臺接電話，忽然看見兩位客人直接往辦公區走。初萌趕快叫住她們。客人有些不耐煩地說：“我們昨天剛來過，是找銷售部的錢經理的，昨天有點事沒辦完。”初萌說：“對不起，請你們稍等一下。我馬上通知錢經理。”電話接通后，錢經理說：“我不想見那兩個人，請你幫我擋一下。”

秘書接待禮儀論文 篇7

　　某計算機工程有限公司定于9月28日在某職業技術學院舉辦圖書館計算機管理系統軟件產品展銷會，通知很快地寄發到各有關學校圖書館。日程安排表上寫著9點介紹產品，10點參觀該職業技術學院圖書館計算機管理系統，11點洽談業務。展銷會當天，9點大會本該開始介紹產品，可應該到的各校圖書館代表卻只到了1/3。原來，由于通知中沒有寫明展銷會具體地點，加上公司接待人員不耐煩，對代表不夠熱情，所以引起了代表們的抱怨。會議開始時已是9點30分了。公司副總經理、高級工程師李朝南作產品介紹及演示，內容十分豐富，10點30分還沒講完。由于前面幾項活動時間不夠緊湊，結果業務洽談匆匆開始，草草收場。

秘書接待禮儀論文 篇8

　　一、 接待前的準備工作

　　(一) 接待環境布置

　　1、環境布置

　　接待環境應該清潔、整齊、明亮、美觀，沒有異味。前臺或會客室可擺放花束、綠色植物，表現出歡迎您的氣氛，會使對方產生好感。辦公桌上的文件、文具、電話等物要各歸其位、擺放整齊。不常用的東西和私人物品，應該放在抽屜里固定的地方，以便用時馬上能找到。

　　2、辦公用品準備

　　(1)前廳。

　　應為客人準備座椅，讓客人站著等候是不恭敬的。座椅樣式應該線條簡潔、色彩明快。還應配有茶幾。

　　(2)會客室。

　　桌椅應擺放整齊，桌面保持清潔沒有水漬、污漬。墻上可掛與環境協調的畫。掛公司領導或國家領導的合影，或某次成功的大型公關活動的照片，可提高公司的可行度。桌上可放介紹公司情況的資料。另外，茶具、茶葉、飲料要準備齊全。接待一般客人可用一次性紙杯，接待重要客人還是用正規茶具為好。會客室應具良好照明及空調設備。要配備一部電話，復印機、傳真機等即便不放在會客室內，也不要離得太遠。

　　客人走后，要及時清理會客室，清洗茶具、煙灰缸，換空氣，然后關好門。否則，會使下一批客人感到不受重視。

　　(二) 前臺值班

　　在前臺值班室，當沒有客人時，秘書應做好：

　　1、布置接待室

　　2、了解上次活動安排

　　3、填寫公司職員出入登記表

　　4、填寫客人預約登記簿

　　二、 接待的基本禮儀

　　(一)接待客人的基本禮儀

　　秘書接待客人時應該注意以下幾點：

　　1、無論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應按先來后到的原則接待每一個客人。

　　2、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。

　　3、接待客人時態度要鄭重，但說話要留有余地。

　　4、對于有預約的客人要迅速轉達他的要求，不讓客人等候。

　　5、為避免出錯，對于客人說的一些重要事項要確認一遍。

　　6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關系。

　　7、要請客人填寫接待登記簿。

　　8、上司沒確認要見的客人，就不要讓他進去。

　　9、在不了解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應盡可能地從對方那里了解一些有用信息。

　　10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮儀。

　　(二)介紹的禮儀

　　在作介紹的過程中，介紹者與被介紹者的'態度要熱情得體、舉止大方，在整個介紹過程應面帶微笑。一般情況下，介紹時，雙方應當保持站立姿勢，相互熱情應答。

　　1、自我介紹

　　在某種場合自我介紹對秘書來說非常必要。介紹的內容以具體場合而定，公務場合除介紹自己以外還要介紹自己的職務。

　　2、為他人作介紹

　　當你要將某人介紹給別人時確認被介紹的雙方哪一方更應該被尊重。按禮賓順序應該是：向年長者引見年輕者，不論男女都是按這樣的順序作介紹;向女士引見男士，向職位高的引見職位低的人，同時連同雙方的單位、職稱一起簡單作介紹。在人數眾多的場合，如果其中沒有職位、身份特殊的人在場，又是年齡相仿的人聚會，則可按照一定的次序一一介紹。為他人作介紹時，應簡潔清楚，不能含糊其辭。介紹時，還可簡要地提供一些情況，如雙方的職業、籍貫等等，便于不相識的兩人相互交談。如果你是單獨介紹兩人相識，應該事先了解一下他們彼此是否都有想認識對方的愿望，免得造成不必要的尷尬。在向他人介紹某人時，不可用手指指指點點，而應有禮貌地以手掌示意。

　　在社交場合，國際通行的是女士優先原則，即需要把男士介紹給女士。 被介紹者正確的做法應是：如果原本是坐著，此時應站起來，走上前去，在距離對方一臂左右的距離站好，注視對方，面帶微笑，待介紹以后，握手或點頭致意。

　　3、被他人介紹

　　(三)握手的禮儀

　　1、握手的姿式。

　　一般地，握手的兩個人手掌相握呈垂直狀態，表示平等而自然的關系，這是最穩妥的握手方式。如要表示謙虛或恭敬，則可掌心向上同他人握手。而如果是伸出雙手去捧接，就更是謙恭備至了。但切不可掌心向下握住對方的手，這通常是傲慢無禮的表示。握手時應伸出右手，決不能伸左手與人相握。

　　2、握手的順序。

　　在上下級之間，應先上級伸出手后，下級才能接握;在長幼之間，應長輩先伸手后，晚輩才能接握;在男女之間，應女方先伸手后，男方才能接握。

　　3、握手的力度也應注意。

　　一般情況，相互間握下即可。如果是熱烈握手，可以使勁搖晃幾下，這是十分友好的表示

　　4、握手的時間通常以三至五秒為宜，除非關系親近的人可以長時間握手外，一般都是握一下即可。握手時應兩眼注視對方的眼睛，表示誠意。

　　(四)交換名片

　　1、名片的內容

　　名片分公務名片和社交名片

　　(1) 公務名片

　　公務名片的主要內容主要包括所在單位和部門、姓名、職務或職稱、地址、電話等聯絡方式。名片上數字不宜太多，名字在名片中應該是最大的幾個字，頭銜不應太多。名片顏色最好為白色，顯樸素、大方。

　　公務名片上一般不印私人電話號碼。若不介意私人時間被打擾則可以印。若他人名片上沒有私人電話號碼，則不必問對方。

　　(2) 社交名片

　　社交名片用于社交場合。隨身攜帶的名片應放在名片盒或名片夾，不要直接放在衣袋或錢包里，這樣既不利于保存，也是對自己的不尊重。女性可把名片放在手提包里，男性可放在西服上衣內側口袋里或公文包內。

　　2、交換名片禮儀

　　(1)遞名片時機

　　初次見面的人在做完自我介紹或被他人介紹后，便可遞交名片。告辭是遞交名片也是常見。在談話時如果提及公司地址、聯系方式等內容也可遞交名片。

　　(3) 遞名片禮儀

　　一般來說，應是來訪者、男性、身份低者先向被來訪者、女性、身份高者遞名片，后者應在接到名片是回贈對方自己定的名片。遞交名片時應站起來(在餐桌上就免了)，以齊胸的高度遞上。雙手拿著名片上方，讓名片上的字體正面朝向對方，以便對方接過后就能馬上看清楚。如果對方也同時拿出名片，來訪者、男性、身份低者應使自己的名片低于對方的名片，以示尊敬。如果對方不止一人，應按職位從高到低或按位置從近到遠遞上。

　　(4) 接名片禮儀

　　當別人站起來遞名片時，你應該馬上站起來雙手接過。接收對方名片后，不可立馬放進口袋，而應看清楚對方姓名、身份。如果對方的名字中某個字認不準的話，應恭維地向對方請教。拜讀完后要鄭重的把它放在桌上，注意不要把文件壓在上面。如果在會談，可把名片按對方座次擺在自己面前，便于名片與人對號，加深印象。如遇到自己名片正好用完，無法回贈對方時，可說明原因，表歉意，并手寫姓名、地址、聯絡方式送給對方。

　　3、名片保存與整理

　　事后把名片名片盒或名片夾，按一定次序把名片歸檔。

　　三、日常接待要領

　　(一) 迎接、招待客人

　　接待客人要注意以下幾點。

　　1、客人要找的負責人不在時

　　要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負 責人到對方單位去。

　　2、客人到來時

　　我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應該向客人提供飲料、雜志，如果可能， 應該時常為客人換飲料。

　　3、接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。

　　(1)在走廊的引導方法。

　　接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側。

　　(2)在樓梯的引導方法。

　　當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時， 接待人員應該注意客人的安全。

　　(3)在電梯的引導方法。

　　引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入后關閉電梯門，到達時，接待人員按開的鈕，讓客人先走出電梯。

　　4、客廳里的引導方法。

　　當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座 (一般靠近門的一方為下座)。

　　(二)恭送客人

　　1、幫助賓客確認所攜帶的行李物品，幫助賓客小心提送到車上。安放好行李后，向賓客作一下交代，并施禮感謝光臨和致告別語，如祝您旅途愉快，歡迎下次再來!、祝您一路平安，同時希望我們合作愉快!等。

　　2、幫賓客關車門時，時間要恰倒好處，不能太重，也不能太輕。太重會驚嚇客人，太輕車門會關不上。還要注意不要讓賓客的衣服裙褲被車門夾住。

　　3、車門關好后，不能馬上轉身就走，而應等賓客的車輛啟動時，面帶微笑，揮手告別，目送車子離開后才能離開。

　　(三)接待預約客人

　　在最初的問候之后，客人會做自我介紹，說出要見之人姓名，秘書首先應確定是否有預約。

　　(四)給上司擋駕

　　1、除個別極為特殊的情況外，上司在辦公室時應向其請示，不要憑自己個人判斷，將客人回絕，說上司不在。

　　2、即便是在拒絕對方時，也應該注意禮儀，說話留有余地。

　　(五)接待同時到訪的客人

　　1、堅持先來后到，一視同仁原則

　　2、可在接待先到客人的同時，微笑著請后到客人稍等。

　　3、請先到客人作登記，然后問候后到客人。

　　4、切記以貌取人

　　(六)接待不速之客

　　1、首先問明對方來意，若對方不說，則應向其表明這是工作需要。

　　2、如來訪客人點名要與某人員會談，就應立即與當事人聯系。但是，聯系好之前，不應該給客人以肯定的答復。

　　3、不要當著客人的面就給當事人打電話，免得當事人拒絕接見時不好找借口。要讓客人與秘書保持一定的距離，是客人聽不清秘書講話。

　　4、要用委婉拒絕客人

　　5、盡量不要讓客人在前臺久留。

　　(七)接待上門投訴的客人

　　1、把客人帶到會見室，為客人創造一個良好的接待環境。

　　2、盡量滿足客人的情感需求和專業需求。

　　(八)接待媒體記者

　　1、要熱情配合，為其提供方便。

　　2、對于所要報道的內容要謹慎考慮，提供信息要實在。

　　3、沒有把握的事情不擅自決定。

　　4、要注意內外有別，保守公司秘密。

　　秘書工作中的接待禮儀涉及的內容很廣泛，需要秘書掌握好接待工作的各個流程中的禮儀工作，靈活應變，不斷積累經驗，提高職業素養。